「インターンシップの後にはお礼状を送ったほうがいい」との話を聞いたことはありませんか。
お礼状は必ず書いたほうがいいのか、その書き方はどうすればよいかなどお礼状に関する情報をまとめました。
インターンシップ後のお礼状について
そもそもインターンシップ後のお礼状とは何なのかについてお伝えします。
なぜお礼状を送るのか
お礼状とは読んで字のごとく、感謝の意を表す書状です。企業側が時間と労力をかけて実施してくれたインターンシップでは、多くの学びがあったでしょう。その学びや気持ちを言葉にして送られるお礼状。もらった側の嬉しさを想像するのは難しくないはずです。
お礼状は必ず送らなければならないわけではありません。送らないことで選考に不利に働くことはないでしょう。ただ、送ることで熱意や気持ちを伝えるきっかけになるのは確かです。入社志望度が高い企業の場合は、送ることで今後の選考に向けた自己PRになるかもしれません。
お礼状の形式について
お礼状には、「手書き」、「メール」、「SNS」などの手段があります。便せんに手書きして封筒で送るお礼状が最も丁寧ではあるものの、手書きの文章を送る機会が少なくなっている現代。メールでのやりとりが主流になりつつあります。
インターンシップに関するやりとりをSNSで行っている企業であれば、SNSでも問題ないでしょう。企業の風土や雰囲気に応じて適切な形式を選びましょう。
必見！お礼状の書き方
ここからは現在のお礼状の主流であるメールを使っての具体的な書き方についてお伝えします。
ビジネス文書のマナーや型を参考にする
ビジネス文書には一定の型があります。その型にのっとって文章を作成することで、失礼のないお礼状の作成が可能です。
7つの手順（件名、宛名、挨拶、名乗り、本文、結びの挨拶、署名）に沿って作成してみましょう。
1． 件名
件名はメールの要件を端的に示すものです。誰が、どんな要件でメールを送っているかを具体的に記しましょう。
2． 宛名
宛名は、会社名、部署名、名前が一般的です。会社名では（株）など略さずに、また担当者の名前には敬称の「様」をつけましょう。
3． 挨拶
時節に合った挨拶も加えましょう。挨拶の内容によってメール本文の印象、ひいてはメール送信者の印象形成にもつながります。
4． 名乗り
大学名、学部・学科、名前をフルネームで記します。多くの学生と関わる企業側からすると、省略されると見分けがつきにくくなります。参加日程が複数ある場合は、その日にちも記しておくとより丁寧です。
5． 本文
インターンシップのお礼を伝える内容を分かりやすく書きましょう。どんなに思いを込めても相手が理解できなければ伝わりません。伝わる文章を丁寧に書くことを心がけます。
6． 結びの挨拶
最後に結びの挨拶でメールの内容を締めくくります。相手が気持ちよく読み終えられるような言葉を書き添えます。
7． 署名
署名とは、メール上の名刺のようなもの。大学名、学部・学科、名前、住所、電話番号、メールアドレスが必要最低事項です。
感謝・学び・意欲を加える
メールの本文には「感謝」「学び」「意欲」の３つを加えると、あなただけのお礼状になります。
感謝は、インターンシップの機会を設けてくれたこと、期間中にお世話になったことなどを記します。言葉で感謝の意を伝えます。
学びは、インターンシップを経て発見し、学んだことをまとめます。実際の就業体験での気づき、担当者と関わる中で感じたこと、他の社員の方々の仕事に向かう姿勢などを具体的なエピソードを添えて書きましょう。
意欲は、この経験をどう活かしていくかについてです。就職活動への活かし方やどんなビジネスパーソンになりたいか、どんな努力をしていくかなど、今後への活かし方です。
お礼状を出す際のポイント・注意点
完成したお礼状を出す前に、チェックすべきことがあります。
誤字脱字に注意する
誤字脱字がないか必ず確認しましょう。メールアドレスが間違っていれば、そもそも届きません。また相手の会社名や名前を間違えることは大変失礼です。入念に見直しましょう。
漢字は正しく変換できていますか。ボタンの押し間違いによる誤字は起こりやすいです。送信前には件名から署名まですべてを見直しましょう。
タイミングを逸しない
お礼状を出すタイミングも重要です。時間がたてばたつほど、お礼状を送るのが億劫になりがちなもの。インターンシップ終了の翌日までに送れるように準備しておきましょう。
お礼状を受け取る企業側としても、終了してすぐならば学生の顔と名前が一致しやすいです。ただ多くの学生を受け入れている企業では、時間がたつと「いつのどの学生？」とわからなくなります。それはもったいないことです。早めの送信を心がけましょう。
おわりに
お礼状を送ると、返事をしてくれる担当者もいます。簡単でよいので、その返事に対してメールを返すのを忘れないようにしましょう。こちら側のメール送付で終えることが丁寧さにつながります。
お礼状でインターンシップの感謝を伝えつつ、かつこちらの人柄や意欲を伝える機会にしていきましょう。
【ライター紹介】
神田 道雄（かんだ みちお）
国家資格キャリアコンサルタント
飲食業界にて管理職として従事した後、培った教育ノウハウをもとに人材業界へ。就活生を対象に各種就活イベントを企画・運営。その後も幅広い年代のビジネスパーソンのキャリア相談を経て、「学生時代にこそ考えておくキャリア」について情報提供している。
