「選考辞退」どうする？
就活は一度に数社へアプローチをかける活動です。なので、就活を進めていると「どうしてもスケジュールが合わない」「選考の途中で、自分に合わないと感じる」「他の企業から内定をもらう」など、やむなく選考を辞退する状況になることはよくあることです。
では、どのように選考辞退を伝えればよいのでしょうか？
この記事では、『選考辞退で最初にすべきこと』『選考辞退によくある質問３選』『電話、メール例文』をお伝えします。
選考辞退で最初にすべきこと
- 選考辞退のデメリット
選考辞退で最初にすべきことは、本当に選考辞退をするのか決めましょう。
なぜなら、選考辞退にはデメリットがあるからです。
選考辞退はキャンセルがききません。一度お断りする以上、「やっぱり選考させてください」とはなりません。マナーに反するからです。なので、選考辞退を決める前に、本当に辞退するのか確認する必要があります。
具体的には、
〇本当にスケジュールが合わないのか？別日程を見落としてないか？
〇本当に自分の希望と合いそうにないのか？確認はしただろうか？
〇他の企業から内定をもらっている確認 等
最終チェックを忘れないようにしましょう
- とにかく最速で連絡をする
最終チェックが終わったら、次にすることは連絡です。とにかく早く連絡しましょう。
企業は新卒を募集するために、採用費・人件費・広告費など時間も労力もコストもかけています。
選考辞退の連絡は、ここまで選考してくれた企業のために最速で連絡しましょう。
もちろん、ドタキャンも連絡をしないのも、社会人としてのマナー違反になります。
とはいえ、どうやって選考辞退を連絡すればいいのか…と悩む方も少なくないかと思います。
ここからは選考辞退によくある質問と回答を３つ挙げていきます。
選考辞退によくある質問３選
Q.１ 電話？それともメール？
選考辞退の連絡方法は電話かメールになります。どちらを使うかは、そのときの状況によります。例を挙げてみましょう。
『メールになるケース』
次の選考まで２日以上ある場合は、メールでの連絡を優先しましょう。
なぜなら、人事担当者さんは常に忙しいので電話をとる余裕がない可能性があります。
電話をしたとしても電話をとれるとも限りません。お客様対応をしているかもしれませんし、他の電話にでていることもあります。
ですので、確実に相手に届くメールでの連絡を優先しましょう。メールの例文は後ほどお伝えします。
『電話とメールになるケース』
次の選考が２日未満の場合は、まず電話での連絡を優先します。
なぜなら、スケジュールの変更を迅速に行う必要があるからです。時間に余裕がない緊急時なので、最速で連絡がつく電話を先にしましょう。
もちろん、担当者の方が電話に出られない場合もあります。そのときは、伝言をお願いします。
さらにその後、メールで連絡をしておくことで丁寧な対応をすることができます。具体的な電話対応例も、後ほどご紹介します。
Q.２ 理由は正直に書くべき？
「選考辞退の理由を伝えないといけないのではないか？」と考える人は少なくありません。基本的には書かなくても大丈夫です。「一身上の都合により」「諸般の都合により」といった書き方で問題ありません。
先ほどお伝えしましたが、人事担当者は多忙です。理由を長々と伝えることは、相手の時間を奪うことになります。シンプルでOKです。
それでも中には、「よければ具体的な理由を教えてください」とおっしゃる人事の方もいます。そのときもシンプルに伝えましょう。「他社から内定をいただきました」「他の業界に興味がわきました」「家庭の都合で難しくなりました」等、一言伝えれば大丈夫です。
Q.３ 返信があったらどうする？なかったらどうする？
選考辞退を連絡後、返信がある場合もあります。これは返信しなくてもOKです。
「ちゃんと届きました」「承知しました」という確認になります。
また、返信がない場合はどうしたらよいでしょうか。
これは、再度メールで連絡をするのがオススメです。
人事担当者さんが多忙なので、メールを見落としている可能性もあります。
再度連絡しておくことで、見落としを防ぐのと同時に、丁寧な対応を印象づけることができます。
では、最後にメールの文例、電話応対例をみていきましょう。
選考辞退メール文例
件名：面接辞退のご連絡 ◯◯◯◯（自分の名前）
◯◯株式会社
人事部採用担当◯◯様
お世話になっております。
◯月◯日◯時より、◯◯面接のお約束をいただいている
◯◯大学の◯◯（自分の名前）と申します。
このたび、諸般の事情により、
選考を辞退させていただきたく連絡いたしました。
お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、
このような形のご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
◯◯大学◯◯学部◯年
◯◯◯◯（自分の名前）
■mail :xxx@xxxxx.com
■TEL :000-0000-0000
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◯◯株式会社
人事部採用担当◯◯様
お世話になっております。
◯月◯日◯時より、◯◯面接のお約束をいただいている
◯◯大学の◯◯（自分の名前）と申します。
このたび、諸般の事情により、
選考を辞退させていただきたく連絡いたしました。
お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、
このような形のご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
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◯◯大学◯◯学部◯年
◯◯◯◯（自分の名前）
■mail :xxx@xxxxx.com
■TEL :000-0000-0000
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選考辞退の電話応対例
お世話になっております。
◯月◯日に面接のお約束をさせていただいている、
◯◯大学の◯◯◯◯（自分の名前）と申します。
人事部の◯◯様はご在席でしょうか？
急な連絡で申し訳ありませんが、
選考を辞退させていただきたくお電話をさせていただきました。
先日、他の企業様から内定のご連絡をいただき、
そちらの道に進もうと考えております。
ここまで貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、
大変申し訳ございません。
この度は誠に申し訳ありませんでした。
それでは失礼いたします。
◯月◯日に面接のお約束をさせていただいている、
◯◯大学の◯◯◯◯（自分の名前）と申します。
人事部の◯◯様はご在席でしょうか？
急な連絡で申し訳ありませんが、
選考を辞退させていただきたくお電話をさせていただきました。
先日、他の企業様から内定のご連絡をいただき、
そちらの道に進もうと考えております。
ここまで貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、
大変申し訳ございません。
この度は誠に申し訳ありませんでした。
それでは失礼いたします。
まとめ
選考辞退を決めたら、迅速にメールか電話をしましょう。
企業側もある程度は選考辞退がでることは想定内ではあります。
忙しい中ここまで対応してくださった人事担当者さんへの感謝を忘れず、辞退する意思をしっかりと伝えてください。
応援しています。
【執筆者紹介】
松本 貴道（まつもとたかみち）
企業研修講師、ファシリテーター
大手企業で連結決算プロジェクト担当として従事した後、教育業界の道へシフトチェンジ。学生300人以上の個別指導、新入社員への1on1、プロジェクトマネジメントの経験を活かし、内定者〜新入社員の新人研修、中堅・管理職のリーダー育成に携わる。
